Đóng dấu văn bản – khi nào phải có?

Ngày viết: 19/12/2021

Tác giả: Quang Nguyễn

Để xác thực hay đánh dấu một văn bản do mình tạo lập hoặc có liên quan đến mình, các tổ chức, cá nhân thường phải có chữ ký vào văn bản đó. Bên cạnh đó, hiện nay pháp luật Việt Nam có quy định một số văn bản bắt buộc phải có con dấu bên cạnh chữ ký để nội dung của văn bản đó được công nhận về mặt pháp lý. Qua bài viết này, BLawyers Vietnam sẽ nêu một số trường hợp phải đóng dấu trên văn bản.

1. Con dấu là gì?

Theo quy định của pháp luật, con dấu là phương tiện đặc biệt của do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Đối với các doanh nghiệp, con dấu là dấu hiệu đặc biệt nhằm phân biệt giữa các doanh nghiệp với nhau. Khi đóng dấu của doanh nghiệp lên một văn bản, doanh nghiệp đó phải chịu trách nhiệm trên nội dung của văn bản đó. Lúc này, con dấu đã thể hiện sự xác nhận về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp được pháp luật công nhận.

2. Các loại con dấu?

Việt Nam chưa có quy định bắt buộc một người phải có con dấu cá nhân.

Hiện nay, có rất nhiều loại con dấu và được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Tổng hợp các loại con dấu, có thể chia làm hai loại như sau:

  • Con dấu mang tính chất pháp lý:
    • Là loại con dấu do cơ quan Nhà nước phát hành, quản lý và được sử dụng để xác nhận trách nhiệm pháp lý của chủ thể ban hành văn bản.
    • Mẫu con dấu, việc sử dụng, quản lý con dấu do pháp luật quy định.
    • Những con dấu của loại này bao gồm: con dấu của các cơ quan nhà nước; con dấu của doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải đăng ký khi thành lập.
  • Con dấu không mang tính chất pháp lý:
    • Là những con dấu khác không được cơ quan Nhà nước phát hành, quản lý và công nhận và thường được sử dụng cho mục đích thuận tiện cho công việc hoặc mục đích cá nhân khác.
    • Không có mẫu con dấu cụ thể, có nhiều hình dáng khác nhau tùy vào nhu cầu của người sử dụng.
    • Một số ví dụ: con dấu “đã thu tiền”; con dấu “chức danh”; con dấu “tên”; con dấu “ngày tháng năm” …

3. Khi nào cần và khi nào không cần đóng dấu văn bản?

Chúng tôi sẽ nêu sơ lược một số trường hợp cần đóng dấu và không cần đóng dấu như sau:

3.1. Các trường hợp cần đóng dấu văn bản
  • Văn bản do các cơ quan Nhà nước ban hành cho các cá nhân, tổ chức khác.
  • Văn bản có tính pháp lý quan trọng xác lập quyền và lợi ích của doanh nghiệp và do doanh nghiệp ban hành và gửi tới các cá nhân, tổ chức khác. Điển hình một số văn bản như:
    • Các hợp đồng;
    • Báo cáo về hoạt động của doanh nghiệp được pháp luật quy định;
    • Các văn bản liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp (ví dụ: quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của Hội đồng thành viên, …);
    • Những tài liệu là thành phần của hồ sơ để xin cấp giấy phép do cơ quan cấp giấy phép yêu cầu;
    • Các loại văn bản khác do pháp luật quy định.
3.2. Các trường hợp không cần đóng dấu văn bản
  • Văn bản do cá nhân tạo lập; hoặc
  • Văn bản mang tính chất cung cấp thông tin, hướng dẫn mà được sử dụng trong nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp theo nhu cầu, nội quy hoạt động, sản xuất kinh doanh nội bộ.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc góp ý về nội dung trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ consult@blawyersvn.com. BLawyers Vietnam rất muốn nghe từ bạn!

Có thể bạn muốn tìm hiểu thêm:

Tại sao Đặng Văn Lâm nhập quốc tịch Việt Nam dễ dàng hơn Filip Nguyen theo luật Việt Nam?

3 rủi ro pháp lý về căn hộ du lịch (Condotel) theo luật Việt Nam

Góc nhìn từ Án lệ số 25/2018/AL về trường hợp không phải chịu phạt cọc vì lý do khách quan

blawyersvn-cta-image

Yêu cầu tư vấn luật miễn phí

Vui lòng gọi cho chúng tôi hoặc điền vào mẫu đơn bên dưới. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong vòng 24 giờ đồng hồ.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.