03 lưu ý thực tiễn khi xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam

Trong giai đoạn hậu Covid 19, Việt Nam đang thực hiện các biện pháp phục hồi kinh tế và gỡ bỏ các hạn chế đối với người lao động nước ngoài (“NLĐNN”). Điều này đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài có chuyên môn cao.

Tuy nhiên, thực tiễn hiện nay doanh nghiệp gặp không ít khó khăn và tốn nhiều thời gian trong quá trình xin cấp giấy phép lao động (“GPLĐ”) để NLĐNN đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam.

Thông qua bài viết này, BLawyers Vietnam sẽ trình bày ba lưu ý thực tiễn khi thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Giấy phép lao động

1. Lưu ý về hình thức nộp hồ sơ xin GPLĐ

Theo quy định, trước ít nhất 15 ngày làm việc kể từ ngày NLĐNN dự kiến bắt đầu làm việc cho người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) thì NSDLĐ phải nộp hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi NLĐNN dự kiến làm việc (“SLĐTBXH”).

Hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền đã và đang số hoá các thủ tục hành chính thông qua việc tiếp nhận các hồ sơ xin GPLĐ trực tuyến trên trang thông tin điện tử. Toàn bộ hồ sơ xin GPLĐ đang được SLĐTBXH tiếp nhận trực tuyến và xem xét hoặc hướng dẫn NSDLĐ sửa đổi bổ sung nếu có trước khi ban hành kết quả. Tuy nhiên, số lượng hồ sơ xin GPLĐ nộp trực tuyến quá nhiều cũng dẫn đến tình trạng hệ thống quản lý hành chính điện tử trở nên quá tải và việc xử lý hồ sơ bị kéo dài. Do đó, để khắc phục tình trạng này SLĐTBXH cũng đã khuyến khích NSDLĐ nộp kèm hồ sơ bản giấy trực tiếp đồng thời với việc nộp hồ sơ trực tuyến trên trang thông tin điện tử.

Như vậy, việc NSDLĐ nộp đồng thời hồ sơ xin GPLĐ trực tuyến và nộp trực tiếp hồ sơ bản giấy sẽ giúp cho việc xử lý hồ sơ nhanh chóng hơn.

2. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp GPLĐ

NSDLĐ cần lưu ý các vấn đề sau khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp GPLĐ cho NLĐNN:

(i) Xác định đúng vị trí công việc và hình thức làm việc tương ứng

Để chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ xin cấp GPLĐ cho cho NLĐNN, NSDLĐ cần lưu ý về việc xác định chính xác vị trí công việc của NLĐNN (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật) và hình thức làm việc tương ứng.

Theo quy định, mỗi vị trí công việc và hình thức làm việc tương ứng sẽ yêu cầu thành phần hồ sơ khác nhau. Do đó, việc NSDLĐ xác định đúng sẽ giúp cho việc chuẩn bị hồ sơ được nhanh chóng và chính xác cũng như hạn chế được tình trạng phải nộp lại hồ sơ từ đầu vì xác định sai vị trí công việc hay hình thức làm việc.

(ii) Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng thực giấy tờ của nước ngoài

Một vấn đề mà NSDLĐNN cần đặc biệt lưu ý là việc hợp pháp hoá lãnh sự các giấy tờ của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Theo quy định, trường hợp thành phần hồ sơ xin GPLĐ cho NLĐNN bao gồm các giấy tờ của nước ngoài thì phải Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch ra tiếng Việt và có chứng thực trừ trường hợp được miễn hợp pháp lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo quy định của pháp luật.

Nhiều trường hợp trên thực tiễn, NSDLĐ không hợp pháp hoá giấy tờ của nước ngoài, không dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định thì các giấy tờ này sẽ không được xem là hợp lệ và SLĐTBXH có thể từ chối tiếp nhận hồ sơ. Do đó, khi chuẩn bị hồ sơ xin GPLĐ cho NLĐNN, NSDLĐ cần lưu ý vấn đề này để chuẩn bị hồ sơ cho phù hợp.

(iii) Thời hạn hiệu lực các giấy tờ của NLĐNN

Trên thực tế, thời gian xử lý hồ sơ có thể bị kéo dài dẫn tới thời hạn của giấy tờ của NLĐNN để xin GPLĐ có thể bị hết hạn. Chẳng hạn như phiếu lý lịch tư pháp có thời hạn 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, giấy chứng nhận sức khỏe có thời hạn 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ. NSDLĐ cần lưu ý vấn đề này để tránh nộp các giấy tờ này đến SLĐTBXH khi đã hết thời hạn theo quy định.

Khi các giấy tờ này hết hạn, NLĐNN phải chuẩn bị lại các loại giấy tờ này. Điều này sẽ gây tốn kém thời gian và chi phí của cả NSDLĐ và NLĐNN. Do đó, NSDLĐ cần theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ để chuẩn bị các giấy tờ phù hợp và còn thời hạn.

3. Lưu ý về nghĩa vụ của NSDLĐ phải gửi hợp đồng lao động cho cơ quan cấp GPLĐ

NSDLĐ cần lưu ý rằng đối với NLĐNN làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, sau khi NLĐNN được cấp GPLĐ thì NSDLĐ và NLĐNN phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc cho NSDLĐ.

Người sử dụng lao động phải gửi hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan đã cấp GPLĐ đó . Hợp đồng lao động là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.

Trường hợp NSDLĐ không gửi hợp đồng lao động bản gốc hoặc bản sao có chứng thực đã ký kết sau khi NLĐNN được cấp GPLĐ tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp thì NSDLĐ sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng . Mức phạt tiền này áp dụng đối với NSDLĐ là cá nhân, mức phạt tiền đối với NSDLĐ là tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Tóm lại, NSDLĐ cần lưu ý những điểm vấn đề nêu trên khi thực hiện thủ tục xin cấp GPLĐ cho NLĐNN để chuẩn bị hồ sơ và xúc tiến quy trình để tiết kiệm thời gian.

Nội dung nêu trên không phải là ý kiến tư vấn chính thức từ BLawyers Vietnam. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc góp ý về nội dung trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ consult@blawyersvn.com. Chúng tôi rất vui khi nghe từ bạn.

Ngày: 05/4/2023

Người viết: Linh Nguyễn & Minh Trương

blawyersvn-cta-image

Yêu cầu tư vấn luật miễn phí

Vui lòng gọi cho chúng tôi hoặc điền vào mẫu đơn bên dưới. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong vòng 24 giờ đồng hồ.

This field is for validation purposes and should be left unchanged.