Nghị định số 13/2023/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 17/4/2023 về Bảo vệ dữ liệu cá nhân (“Nghị Định 13”) có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2023 quy định rằng các bên liên quan khi thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân/ chuyển dữ liệu ra nước ngoài phải lập Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (“Hồ Sơ Xử Lý DLCN”)/ Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài (“Hồ Sơ Chuyển DLCN”).
Thông qua bài viết này, BLawyers Vietnam chia sẻ 4 lưu ý và kinh nghiệm của chúng tôi trong việc hỗ trợ khách hàng soạn thảo các bộ hồ sơ nêu trên.
1. Các đối tượng phải lập Hồ Sơ Xử Lý DLCN, Hồ Sơ Chuyển DLCN
1.1. Hồ Sơ Xử Lý DLCN
Theo quy định của Nghị Định 13 thì các đối tượng tham gia xử lý dữ liệu cá nhân (“DLCN”) phải lập và lưu giữ Hồ Sơ Xử Lý DLCN bao gồm:
- Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân là tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý DLCN (“BKS”);
- Bên Xử lý dữ liệu cá nhân là tổ chức, cá nhân thực hiện việc xử lý dữ liệu thay mặt cho Bên Kiểm soát dữ liệu, thông qua một hợp đồng hoặc thỏa thuận với Bên Kiểm soát dữ liệu (“BXL”); và
- Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân là tổ chức, cá nhân đồng thời quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý DLCN (“BKSXL”).
1.2. Hồ Sơ Chuyển DLCN
Bên chuyển dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam ra nước ngoài phải lập Hồ Sơ Chuyển DLCN (“Bên Chuyển”). Bên chuyển dữ liệu cá nhân bao gồm BKS, BXL, BKSXL, bên thứ ba.
2. Lưu ý về thủ tục nộp Hồ Sơ Xử Lý DLCN, Hồ Sơ Chuyển DLCN
2.1. Kể từ thời điểm bắt đầu xử lý DLCN thì BKS, BXL và BKSXL lập và gửi Hồ Sơ Xử Lý DLCN đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao thuộc Bộ Công an (“A05”). Theo đó, A05 sẽ xem xét, đánh giá Hồ Sơ Xử Lý DLCN và yêu cầu BKS, BXL và BKSXL bổ sung để hoàn thiện hồ sơ trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và đúng quy định.
2.2. Đối với trường hợp chuyển DLCN của công dân Việt Nam ra nước ngoài, Bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài phải lập Hồ Sơ Chuyển DLCN và gửi đến A05. Sau đó, Bên Chuyển căn cứ theo ý kiến phản hồi từ A05 để hoàn thiện Hồ Sơ Chuyển DLCN.
2.3. Các bên phải đảm bảo Hồ Sơ Xử Lý DLCN và Hồ Sơ Chuyển DLCN luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của A05. Và cập nhật, bổ sung hồ sơ khi có sự thay đổi về nội dung hồ sơ đã gửi đến A05.
2.4. Đặc biệt, trong 60 ngày kể ngày tiến hành xử lý DLCN, các bên phải gửi 01 bản chính Hồ Sơ Xử Lý DLCN và/hoặc Hồ Sơ Chuyển DLCN đến A05 thông qua các hình thức trực tiếp, trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ DLCN hoặc qua đường bưu điện.
3. Kinh nghiệm của BLawyers Vietnam trong việc hỗ trợ khách hàng soạn thảo hai bộ hồ sơ nêu trên
Trong số các khách hàng của BLawyers Vietnam có yêu cầu liên quan đến các dịch vụ pháp lý bảo vệ dữ liệu cá nhận và xử lý dữ liệu cá nhân, điển hình là một nhà đầu tư nước ngoài từ Singapore (“Công Ty Mẹ”) thành lập và sở hữu 100% vốn của một công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam (“Công Ty Con”) đã liên hệ đến BLawyers Vietnam để được hỗ trợ để soạn thảo Hồ Sơ Xử Lý DLCN và Hồ Sơ Chuyển DLCN theo Nghị Định 13.
Hoạt động xử lý DLCN của Công Ty Mẹ và Công Ty Con được thực hiện như sau: Công Ty Con thu thập DLCN của người lao động để (i) thực hiện nghĩa vụ của người sử dụng lao động với các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội; và (ii) chuyển DLCN đến hệ thống thông tin nội bộ của Công Ty Mẹ tại Singapore để quản lý nhân sự. Công Ty Mẹ sẽ xử lý DLCN của người lao động làm việc tại Công Ty Con để quản lý nhân sự, đăng tải thông tin lên các trang mạng xã hội của Công Ty Mẹ,…
Theo đó, BLawyers Vietnam đã hỗ trợ Công Ty Mẹ và Công Ty Con soạn thảo và hoàn thiện các tài liệu như sau để trình nộp cho cơ quan thẩm quyền, bao gồm:
- Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho Công Ty Con tại Việt Nam;
- Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân giữa Công Ty Mẹ và Công Ty Con;
- Hồ Sơ Xử Lý DLCN cho Công Ty Mẹ và Công Ty Con; và
- Hồ Sơ Chuyển DLCN cho Công Ty Mẹ và Công Ty Con.
Tóm lại, kể từ ngày 01/7/2023 các bên liên quan khi thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân cần phải lưu ý việc thực hiện các nghĩa vụ lập và gửi các hồ sơ đánh giá với Bộ Công An theo quy định để tránh các rủi ro pháp lý liên quan.
Trên đây không phải là ý kiến tư vấn chính thức từ BLawyers Vietnam. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung trên, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email consult@blawyersvn.com. Chúng tôi rất vui được nghe từ bạn.
Ngày: 20/10/2023
Người viết: Linh Nguyễn và Tính Nguyễn
