Nghị định số 293/2026/NĐ-CP: 03 điều cần biết về chứng nhận Apostille kể từ ngày 11/9/2026

Tóm tắt nhanh: Từ ngày 11/9/2026, cơ chế Apostille sẽ được áp dụng giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công Ước Apostille với Việt Nam. Theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP (“NĐ 293”), giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi áp dụng có thể được cấp chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam để sử dụng tại quốc gia thành viên khác; ngược lại, giấy tờ công nước ngoài đã được cấp Apostille hợp lệ có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam, nhưng vẫn cần đáp ứng yêu cầu về dịch thuật, công chứng hoặc chứng thực nếu giấy tờ không lập bằng tiếng Việt.

Vào ngày 23/7/2026, Chính phủ đã ban hành NĐ 293 hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (“Công Ước Apostille”), có hiệu lực kể từ ngày 11/9/2026. Đây là thay đổi đáng chú ý đối với cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức có nhu cầu sử dụng giấy tờ công của Việt Nam ở nước ngoài hoặc sử dụng giấy tờ công nước ngoài tại Việt Nam, vì cơ chế Apostille có thể giúp giảm bớt thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước.

Trong bài viết này, BLawyers Vietnam sẽ đưa ra 03 điều cần biết về NĐ 293, gồm bối cảnh gia nhập Công Ước Apostille, cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille tại Việt Nam và một số lưu ý khi sử dụng giấy tờ công đã được cấp Apostille.

1. Công Ước Apostille là gì và vì sao cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức cần quan tâm?

Nhằm xóa bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước đối với giấy tờ công của nước ngoài, ngày 05/10/1961, một số quốc gia đầu tiên đã ký Công Ước Apostille tại La Hay (Hà Lan). Thay vì phải chứng nhận qua nhiều cơ quan, Công Ước Apostille cho phép giấy tờ công chỉ cần được cấp một chứng nhận duy nhất gọi là “chứng nhận Apostille” được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của chính nước cấp giấy tờ. Như vậy là giấy tờ có thể được công nhận và sử dụng trực tiếp tại các quốc gia thành viên khác .

Vào ngày 31/12/2025, Việt Nam đã nộp Văn kiện gia nhập Công Ước Apostille tại Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan. Theo quy định của Công Ước, các quốc gia thành viên khác có 06 tháng kể từ ngày nhận được thông báo (đến hết ngày 13/7/2026) để phản đối việc gia nhập của Việt Nam. Do không có phản đối, Công Ước chính thức có hiệu lực giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên còn lại sau đó 60 ngày, tức là kể từ ngày 11/9/2026 .

Lưu ý: Hiện có 03 quốc gia phản đối việc Việt Nam gia nhập Công Ước Apostille, gồm Cộng hòa Liên bang Đức, Cộng hòa Áo và Cộng hòa Séc. Do đó, Công Ước Apostille không áp dụng giữa Việt Nam và ba quốc gia này, và giấy tờ công sử dụng giữa các nước này với Việt Nam vẫn phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành cho đến khi việc phản đối này được rút trong tương lai .

2. NĐ 293 quy định gì và cơ quan nào có thẩm quyền cấp Apostille tại Việt Nam?

NĐ 293 là văn bản hướng dẫn việc thực thi Công Ước Apostille tại Việt Nam và quy định chủ yếu về:

• Thẩm quyền, trình tự, thủ tục cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công của Việt Nam (Chương II của NĐ 293); và
• Việc tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công đã được cấp Apostille bởi quốc gia thành viên khác (Chương III của NĐ 293).

Theo đó, Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao sẽ quy định cụ thể cơ quan thực hiện việc cấp. Ngoài ra, thẩm quyền này cũng sẽ được phân cấp cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo lộ trình do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định .

3. Một số điểm cần lưu ý khi cấp và sử dụng chứng nhận Apostille tại Việt Nam

3.1. Giấy tờ nào được xem là giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille?

Không phải giấy tờ nào cũng được cấp Apostille. Theo NĐ 293, giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi này gồm 5 nhóm chính, như sau:

• Giấy tờ do cơ quan, người có thẩm quyền trong hoạt động tố tụng, thi hành án lập, ban hành hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật qua các thời kỳ;
• Giấy tờ hành chính do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận theo quy định của pháp luật;
• Văn bản công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng qua các thời kỳ;
• Văn bản chứng thực do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền thực hiện theo quy định của pháp luật chứng thực; và
• Các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận.

3.2. Nguyên tắc sử dụng giấy tờ công nước ngoài đã có Apostille tại Việt Nam

Cũng theo NĐ 293, khi giấy tờ công của một quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công Ước Apostille với Việt Nam đã được cấp Apostille hợp lệ, giấy tờ đó sẽ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và có thể sử dụng trực tiếp tại Việt Nam mà không cần thêm bất kỳ thủ tục chứng nhận nào khác.

Tuy nhiên, việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự không đồng nghĩa với việc miễn mọi yêu cầu về hình thức sử dụng tại Việt Nam. Việc sử dụng giấy tờ công của Quốc gia thành viên Công Ước Apostille tại Việt Nam phải đáp ứng một số yêu cầu như sau:

• Giấy tờ công đã được cấp chứng nhận Apostille không được lập bằng tiếng Việt phải được dịch ra tiếng Việt; bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
• Chứng nhận Apostille hợp lệ được tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Khi cần thiết, cơ quan, tổ chức tiếp nhận có thể xác minh chứng nhận Apostille thông qua Sổ đăng ký điện tử của Quốc gia thành viên đã cấp bằng cách tra cứu trực tuyến hoặc quét mã QR trên chứng nhận Apostille.
• Trường hợp có căn cứ hợp lý nghi ngờ về tính xác thực của chứng nhận Apostille và không thể tra cứu qua Sổ đăng ký điện tử của Quốc gia thành viên đó, cơ quan, tổ chức tiếp nhận đề nghị Bộ Ngoại giao hỗ trợ xác minh theo quy định pháp luật.

Hỗ trợ từ BLawyers Vietnam

Nếu Quý khách hàng quan tâm hoặc sắp có nhu cầu sử dụng giấy tờ công của Việt Nam ở nước ngoài, hoặc tiếp nhận giấy tờ công của nước ngoài tại Việt Nam theo cơ chế Apostille, BLawyers Vietnam có thể hỗ trợ các công việc liên quan sau:

• Hỗ trợ đề nghị cấp chứng nhận Apostille với cơ quan có thẩm quyền đối với giấy tờ công của Quý khách hàng;
• Hỗ trợ dịch thuật và các thủ tục công chứng, chứng thực để sử dụng hợp pháp;
• Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến phạm vi áp dụng, điều kiện sử dụng và rủi ro khi giấy tờ công chưa đáp ứng yêu cầu Apostille hoặc yêu cầu về dịch thuật, công chứng, chứng thực tại Việt Nam.

Nội dung nêu trên không phải là ý kiến tư vấn chính thức từ BLawyers Vietnam. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc góp ý về nội dung trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ info@blawyersvn.com. Chúng tôi rất vui khi nghe từ bạn.