Xin chào các bạn khán thính giả đã quay trở lại với kênh The Lawyers Talk của Công ty Luật TNHH BLawyers Vietnam. Tôi là Đặng Thị Kim Châu, rất vui được gặp lại mọi người trong số podcast ngày hôm nay.
Hôm nay, tôi sẽ cùng quý khán thính giả trao đổi về một chủ đề mà mọi doanh nghiệp quan tâm ngay đầu năm 2026: tuân thủ pháp luật lao động. Bởi lẽ, các thay đổi trong năm nay không chỉ dừng ở “giấy tờ”, mà tác động trực tiếp đến quy trình vận hành nhân sự, quản trị dữ liệu nhân sự, và rủi ro tranh chấp nếu doanh nghiệp triển khai chưa đúng.
Trong tập này, chúng ta sẽ điểm qua 4 nhóm nội dung trọng tâm mà doanh nghiệp cần lưu ý:
- Hợp đồng lao động điện tử;
- Cập nhật mức lương tối thiểu vùng;
- Tiền lương và nghĩa vụ BHXH với lao động không trọn thời gian; và
- Nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý và sử dụng người lao động.
1. Hợp đồng lao động điện tử
Vào ngày 24/12/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (“Nghị Định 337”) quy định về hợp đồng lao động điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, hướng đến số hóa quản lý lao động. Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Khi triển khai hợp đồng lao động điện tử theo Nghị Định 337, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm then chốt sau:
- Điều kiện về chữ ký số:
- Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử bắt buộc phải sử dụng chữ ký số, đồng thời có chức năng kiểm tra và xác thực chữ ký số, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Cần lưu ý rằng, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, bao gồm khóa bí mật dùng để ký và khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký.
- Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang sử dụng các hình thức ký rất phổ biến như: ký ảnh chữ ký, click-to-sign, hoặc xác nhận qua email. Tuy nhiên, các hình thức này không đáp ứng định nghĩa và tiêu chuẩn của chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử, do đó tiềm ẩn rủi ro lớn về giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử nếu xảy ra tranh chấp.
- Mã định danh HĐLĐ điện tử: Một thay đổi mang tính nền tảng là việc mỗi hợp đồng lao động điện tử (bao gồm cả hợp đồng điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng giấy) phải được gắn một mã định danh (ID) duy nhất.
- Mã ID này được cấp thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành và quản lý, và là căn cứ để:
- Quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng lao động;
- Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và báo cáo lao động;
- Xác lập dấu vết pháp lý của hợp đồng trong môi trường số.
- Đáng lưu ý, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng này để thực hiện việc gắn ID.
- Mã ID này được cấp thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành và quản lý, và là căn cứ để:
- Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử: Theo Nghị Định 337, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, với điều kiện:
- Chữ ký số được gắn dấu thời gian hợp lệ; và
- Hợp đồng được Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu.
- Quy định này chỉ không áp dụng trong trường hợp các bên có thỏa thuận khác về thời điểm hiệu lực. Do đó, doanh nghiệp không nên nhầm lẫn thời điểm có hiệu lực của hợp đồng với thời điểm hợp đồng được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
- Lựa chọn Nhà cung cấp eContract: Từ góc độ tuân thủ, việc vận hành hợp đồng lao động điện tử không chỉ là câu chuyện nội bộ của doanh nghiệp, mà phụ thuộc rất lớn vào Nhà cung cấp eContract được lựa chọn.
Theo Nghị Định 337, doanh nghiệp cần bảo đảm Nhà cung cấp eContract và giải pháp công nghệ được sử dụng đáp ứng tối thiểu các điều kiện sau:
- Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó cho phép cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu;
- Có giải pháp kỹ thuật để kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ (API);
- Có giải pháp định danh và xác thực sinh trắc học, cho phép đối chiếu thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc VNeID mức độ 2;
- Phần mềm đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về ký số và dấu thời gian theo Luật Giao dịch điện tử; và
- Bảo đảm tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an ninh mạng tại Việt Nam.
Bên cạnh đó, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài – đang quen sử dụng các nền tảng ký điện tử quốc tế như DocuSign hoặc Adobe Sign. Việc sử dụng các nền tảng này không đồng nghĩa là “không được phép”, tuy nhiên doanh nghiệp cần rà soát kỹ điều kiện pháp lý, khả năng kết nối với hệ thống của cơ quan nhà nước Việt Nam, cơ chế lưu trữ và khả năng chứng minh tính hợp lệ của hợp đồng theo chuẩn pháp luật Việt Nam, nhằm hạn chế rủi ro tuân thủ trong quá trình triển khai.
2. Cập nhật về tiền lương tối thiểu vùng
Bên cạnh đó, từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu để làm cơ sở thỏa thuận và trả lương đối với người lao động đã cập mức mới, cụ thể:
- Vùng I: 5.310.000 đồng/ tháng và 25.500 đồng/ giờ;
- Vùng II: 4.730.000 đồng/ tháng và 22.7000 đồng/ giờ;
- Vùng III: 4.140.000 đồng/ tháng và 20.000 đồng/ giờ; và
- Vùng IV: 3.700.000 đồng/ tháng và 17.800 đồng/ giờ.
Doanh nghiệp cần kiểm tra phân loại vùng của doanh nghiệp tại Phụ lục kèm theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, đặc biệt trong bối cảnh có thể phát sinh thay đổi về đơn vị địa giới hành chính.
Đồng thời, BHXH TP. Hồ Chí Minh đã ban hành Thông báo số 64/TB-BHXH, hướng dẫn doanh nghiệp rà soát và điều chỉnh hợp đồng; và lưu ý trường hợp điều chỉnh địa bàn dẫn đến mức lương tối thiểu mới thấp hơn mức người lao động đang hưởng tại thời điểm 31/12/2025 thì doanh nghiệp tiếp tục duy trì mức lương cũ cho người lao động đã tuyển dụng trước đó cho đến khi có quy định mới.
Theo đó, khi điều chỉnh tiền lương để phù hợp với mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ điều chỉnh đến cơ quan BHXH quản lý.
3. Tiền lương và nghĩa vụ bảo hiểm xã hội đối với lao động không trọn thời gian
Một nội dung quan trọng khác là đối tượng người lao động không trọn thời gian, tức có thời gian làm việc ngắn hơn thời gian làm việc bình thường theo quy định pháp luật lao động. Từ ngày 01/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định người lao động là công dân Việt Nam thuộc trường hợp làm việc theo Hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên mà làm việc không trọn thời gian, có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất. Cụ thể, mức đóng hằng tháng bằng 8% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc và quỹ hưu trú và tử tuất.
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được xác định là tiền lương tính trong tháng theo thỏa thuận trong HĐLĐ. Trong đó:
- Nếu thỏa thuận lương theo giờ: tiền lương tháng = lương giờ × số giờ làm việc trong tháng;
- Nếu thỏa thuận lương theo ngày: tiền lương tháng = lương ngày × số ngày làm việc trong tháng;
- Nếu thỏa thuận lương theo tuần: tiền lương tháng = lương tuần × số tuần làm việc trong tháng.
Điểm đáng lưu ý: nhóm lao động này không bị ràng buộc bởi quy định “không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH tháng đó” như cách hiểu thường gặp trong một số trường hợp khác.
Đây là bước tiến quan trọng nhằm mở rộng an sinh xã hội cho nhóm lao động bán thời gian. Tuy nhiên, đồng thời cũng đặt ra yêu cầu để doanh nghiệp điều chỉnh cách tính lương, cơ chế ghi nhận thời gian làm việc và quy trình đóng BHXH để tuân thủ đúng quy định.
4. Lưu ý về bảo vệ dữ liệu cá nhận trong tuyển dụng, quản lý và sử dụng người lao động
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng và quản lý người lao động.
- Trong tuyển dụng, Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Chỉ được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng, phù hợp quy định pháp luật; và thông tin chỉ được dùng cho mục đích tuyển dụng và các mục đích khác theo thỏa thuận, phù hợp pháp luật;
- Thông tin cung cấp phải được xử lý theo quy định pháp luật và có sự đồng ý của người dự tuyển;
- Phải xóa/ hủy thông tin của người dự tuyển nếu không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
- Trong quản lý và sử dụng người lao động: Doanh nghiệp có trách nhiệm:
- Tuân thủ Luật này và các quy định pháp luật liên quan về lao động, việc làm và dữ liệu;
- Dữ liệu cá nhân của người lao động phải được lưu trữ trong thời hạn theo quy định pháp luật hoặc theo thỏa thuận;
- Phải xóa/ hủy dữ liệu cá nhân khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.
- Trường hợp thu thập dữ liệu bằng biện pháp công nghệ/kỹ thuật
- Chỉ được áp dụng biện pháp công nghệ/kỹ thuật phù hợp pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích của chủ thể dữ liệu, trên cơ sở người lao động biết rõ biện pháp đó;
- Không được xử lý, sử dụng dữ liệu cá nhân thu thập từ các biện pháp trái pháp luật.
Bên cạnh đó, Nghị định số 356/2025/NĐ-CP quy định đối với hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới để quản lý nhân sự xuyên biên giới theo quy tắc, quy chế lao động và thỏa ước lao động tập thể theo quy định của pháp luật sẽ không phải thực hiện quy định về đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới.
Thưa quý khán thính giả, như vậy chúng ta đã lần lượt đi qua 4 nhóm nội dung chính mà doanh nghiệp cần lưu ý để tăng cường tuân thủ pháp luật lao động trong năm 2026. Hy vọng các chia sẻ này giúp quý khán thính giả có thêm thông tin cập nhật và các điểm cần rà soát trong quá trình vận hành thực tế.
Nếu có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào, các bạn để lại bình luận bên dưới. Hoặc để biết thêm thông tin về BLawyers Vietnam, xin mời các bạn xem Website của chúng tôi bên dưới màn hình podcast của The Lawyers Talk.
Xin chào, và hẹn gặp lại.
Nội dung nêu trên không phải là ý kiến tư vấn chính thức từ BLawyers Vietnam. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay góp ý về nội dung trên vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ info@blawyersvn.com. Chúng tôi rất vui khi nghe từ bạn.
Ngày: 28/01/2026
Châu Đặng
Xem thêm thông tin tại đường dẫn