Trong giai đoạn hậu Covid 19, Việt Nam đang thực hiện các biện pháp phục hồi kinh tế và gỡ bỏ các hạn chế đối với người lao động nước ngoài (“NLĐNN”). Điều này đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài có chuyên môn cao.
Tuy nhiên, thực tiễn hiện nay doanh nghiệp gặp không ít khó khăn và tốn nhiều thời gian trong quá trình xin cấp giấy phép lao động (“GPLĐ”) để NLĐNN đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam.
Thông qua tập Podcast này, BLawyers Vietnam sẽ trình bày 3 lưu ý thực tiễn khi thực hiện thủ tục xin cấp GPLĐ cho NLĐNN tại Việt Nam.
Chủ biên
Xin chào quý khán thính giả đến với kênh The Lawyers Talk của Công ty Luật TNHH BLawyers Vietnam.
Hôm nay chúng ta sẽ trao đổi cùng với Luật sư Nguyễn Thị Thùy Linh về việc Xin Giấy phép Lao động và những vấn đề cần chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ đến cơ quan cấp phép.
Khách mời
Xin chào mọi người, mình là Thuỳ Linh, là Luật sư đến từ Công ty Luật TNHH BLawyers Vietnam. Mình đến với Podcast này là để chia sẻ về kinh nghiệm của bản thân trong quá trình xin Giấy phép Lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.
Chủ biên
Cám ơn Luật sư Thùy Linh đã đồng ý tham gia chương trình podcast kỳ này.
Qua tìm hiểu thì Thanh được biết rằng, để nộp một bộ hồ sơ xin Giấy phép Lao động cứ nghĩ sẽ rất đơn giản nhưng không biết đối với người trong nghề như Luật sư Linh thì thế nào?
- Hồ sơ cần những gì?
- Điều kiện ra sao? và
- Quy trình xin cấp giấy phép thực hiện như thế nào?
Xin mời Luật sư chia sẻ thêm
Khách mời
Xin cảm ơn các câu hỏi từ Thanh, để trả lời cho các câu hỏi này thì trong phần chia sẻ ngày hôm nay, Linh xin trình bày về 02 vấn đề chính, thứ nhất về quy trình chung xin cấp GPLĐ và thứ hai là các lưu ý mà NSDLĐ cần quan tâm khi xin GPLĐ.
1. Quy trình xin cấp GPLĐ
Theo quy định của pháp luật, để xin cấp GPLĐ cho NLĐNN, người sử dụng lao động tại Việt Nam (“NSDLĐ”) cần phải thực hiện 02 bước như sau:
(i) Bước 1: NSDLĐ xin chấp thuận nhu cầu sử dụng NLĐNN
Theo quy định, trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến làm việc của NLĐNN, NSDLĐ cần phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng NLĐNN tới Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (“BLĐTBXH”) hoặc Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh.
Sau khi nộp hồ sơ theo quy định, Bộ lao động thương binh và xã hội hoặc Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận về việc sử dụng NLĐNN hay không, thời gian đưa ra văn bản chấp thuận là trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình.
(ii) Bước 2: NSDLĐ sẽ nộp hồ sơ xin cấp GPLĐ cho NLĐNN
Theo đó, trước ít nhất 15 ngày làm việc kể từ ngày NLĐNN dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam, NSDLĐ nộp hồ sơ nộp hồ sơ cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (“SLĐTBXH”) nơi NLĐNN dự kiến làm việc.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ thì BLĐTBXH hoặc SLĐTBXH nơi người lao động dự kiến làm việc cấp GPLĐ cho NLĐNN. Trường hợp không cấp Giấy phép Lao động thì các cơ quan này sẽ phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Chủ biên
Vượt qua giai đoạn đại dịch vừa rồi, thì không biết là quy trình nộp và giải quyết hồ sơ xin Giấy phép Lao động tại Cơ quan nhà nước có gì thay đổi không?
hoặc có gặp khó khăn gì đối với thời gian nhận kết quả không, và nếu có thì cần nên lưu ý những gì? mời Luật sư Linh chia sẻ thêm thông tin:
Khách mời
Trên thực tiễn thì việc xin cấp GPLĐ giai đoạn hậu Covid-19 của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Theo kinh nghiệm của Linh thì NSDLĐ cần lưu ý một số vấn đề như sau:
(i) Vấn đề cần lưu ý thứ nhất, lưu ý về thời gian giải quyết hồ sơ xin cấp GPLĐ có thể bị kéo dài
Việc thời hạn giải quyết hồ sơ bị kéo dài so với thời gian luật định vì những lý do sau:
- Nguyên nhân đầu tiên là do tăng số lượng hồ sơ cần giải quyết
Hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền đang tiếp nhận số lượng lớn các hồ sơ cấp GPLĐ sau khi dịch bệnh đang dần được kiểm soát.
Bên cạnh đó, nhu cầu sử dụng NLĐNN tại Việt Nam cũng ngày một tăng cao. Vì vậy, số lượng hồ sơ giải quyết của cơ quan có thẩm quyền đang bị “quá tải” dẫn đến thời gian giải quyết hồ sơ cấp GPLĐ đang bị kéo dài hơn. Trong một số trường hợp, thời gian giải quyết có thể kéo dài từ 01-02 tháng so với quy định.
Ngoài ra, việc kéo dài thời hạn giải quyết hồ sơ của các cơ quan có thẩm quyền có thể không được thông báo cụ thể và trực tiếp đến người nộp hồ sơ. Do đó, người nộp hồ sơ phải liên tục chủ động kiểm tra tình trạng hồ sơ online để cập nhật về thời hạn trả kết quả hồ sơ của mình.
- Nguyên nhân tiếp theo là do sự hạn chế khi chuyển toàn bộ hồ sơ sang hình thức nộp trực tuyến trong giai đoạn Cổng dịch vụ công trực tuyến chưa được hoàn thiện
Việc chuyển toàn bộ thủ tục cấp GPLĐ qua hình thức trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử, cổng dịch vụ công trực tuyến chỉ mới được áp dụng trong thời gian gần đây và Điều này thể hiện sự tiến bộ của Chính phủ Việt Nam trong việc nỗ lực giải quyết các thủ tục hành chính một cách nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Tuy nhiên, các tiện ích và chức năng trên các trang điện tử này vẫn chưa đầy đủ và đang trong giai đoạn phát triển, hoàn thiện, dẫn đến thời hạn giải quyết hồ sơ bị kéo dài nếu cần bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của chuyên viên xử lý.
(ii) Vấn đề cần lưu ý thứ hai là về thủ tục giải trình chi tiết về nhu cầu tuyển dụng NLĐNN thay vì tuyển dụng người lao động Việt Nam (“NLĐVN”)
Theo Bộ luật Lao động hiện hành thì doanh nghiệp chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài làm công việc ở vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà NLĐ Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh .
Tuy nhiên, Chính phủ Việt Nam vẫn khuyến khích các nhà đầu tư nước ngoài và NLĐNN có tay nghề cao tham gia vào thị trường lao động Việt Nam theo nhu cầu của NSDLĐ.
Mặc dù vậy, trong giai đoạn hậu Covid-19, với chính sách khuyến khích doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng người lao động Việt Nam, NSDLĐ phải giải trình chi tiết và cụ thể hơn về nhu cầu tuyển dụng NLĐNN thay vì tuyển dụng NLĐVN.
Trên thực tiễn hiện nay thì NSDLĐ có thể sẽ bị yêu cầu giải trình thêm lý do tuyển dụng NLĐNN, quy trình tuyển dụng NLĐVN (mà đã thất bại), và kế hoạch thay thế NLĐNN bằng NLĐVN sau khi kết thúc thời hạn của GPLĐ
(iii) Lưu ý thứ ba mà NSDLĐ nên lưu ý về việc cập nhật thông tin của doanh nghiệp trên các giấy phép, tài liệu của mình trước khi nộp hồ sơ xin cấp GPLĐ
Mặc dù quy trình xin cấp GPLĐ tách biệt với các quy trình xin cấp các giấy phép khác của doanh nghiệp, nhưng NSDLĐ cần lưu ý và thực hiện cập nhật, điều chỉnh các giấy chứng nhận, giấy phép của mình để tránh việc giải quyết hồ sơ cấp GPLĐ bị kéo dài.
Một trường hợp cụ thể là NLĐNN là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đã được cấp hộ chiếu mới ở nước ngoài nhưng chưa cập nhật thông tin hộ chiếu đó trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
Cơ quan cấp phép đã từ chối xem xét, giải quyết hồ sơ và yêu cầu NSDLĐ phải cập nhật thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
(iv) Lưu ý tiếp theo về hình thức nộp hồ sơ xin GPLĐ
Hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền đã và đang số hoá các thủ tục hành chính thông qua việc tiếp nhận các hồ sơ xin GPLĐ trực tuyến trên trang thông tin điện tử.
và Toàn bộ hồ sơ xin GPLĐ đang được SLĐTBXH tiếp nhận trực tuyến và xem xét yêu caafu sửa đổi bổ sung nếu có trước khi ban hành kết quả.
Tuy nhiên, số lượng hồ sơ xin GPLĐ nộp trực tuyến quá nhiều cũng dẫn đến tình trạng hệ thống quản lý hành chính điện tử trở nên quá tải và việc xử lý hồ sơ bị kéo dài.
Do đó, để khắc phục tình trạng này SLĐTBXH cũng đã khuyến khích NSDLĐ nộp kèm hồ sơ bản giấy trực tiếp đồng thời với việc nộp hồ sơ trực tuyến trên trang thông tin điện tử.
Như vậy, việc NSDLĐ nộp đồng thời hồ sơ xin GPLĐ trực tuyến và nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp sẽ giúp cho việc xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng hơn.
(v) Lưu ý cuối cùng và đặc biệt quan trọng là về việc chuẩn bị hồ sơ xin cấp GPLĐ
NSDLĐ cần lưu ý các vấn đề sau khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp GPLĐ cho NLĐNN:
a. Xác định đúng vị trí công việc và hình thức làm việc tương ứng
Để chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ xin cấp GPLĐ cho NLĐNN, NSDLĐ cần lưu ý về việc xác định chính xác vị trí công việc của NLĐNN (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật) và hình thức làm việc tương ứng.
Theo quy định, mỗi vị trí công việc và hình thức làm việc tương ứng sẽ yêu cầu thành phần hồ sơ khác nhau.
Do đó, việc NSDLĐ xác định đúng sẽ giúp cho việc chuẩn bị hồ sơ được nhanh chóng và chính xác cũng như hạn chế được tình trạng phải nộp lại hồ sơ từ đầu vì xác định sai vị trí công việc hay hình thức làm việc.
b. Thứ hai,
Một vấn đề mà NSDLĐNN cần đặc biệt lưu ý là việc hợp pháp hoá lãnh sự các giấy tờ của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam.
Theo quy định, trường hợp thành phần hồ sơ xin GPLĐ cho NLĐNN bao gồm các giấy tờ của nước ngoài thì phải Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch ra tiếng Việt và có chứng thực trừ trường hợp được miễn hợp pháp lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo quy định của pháp luật.
Nhiều trường hợp trên thực tiễn, NSDLĐ không hợp pháp hoá các giấy tờ của nước ngoài, không dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định thì các giấy tờ này sẽ không được xem là hợp lệ và SLĐTBXH có thể từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Do đó, khi chuẩn bị hồ sơ xin GPLĐ cho NLĐNN, NSDLĐ cần lưu ý vấn đề này để chuẩn bị hồ sơ cho phù hợp.
c. Thư ba, cần đặc biệt chú ý về Thời hạn hiệu lực các giấy tờ của NLĐNN
Trên thực tế, thời gian xử lý hồ sơ có thể bị kéo dài dẫn tới thời hạn của giấy tờ của NLĐNN để xin GPLĐ có thể bị hết hạn. Chẳng hạn như phiếu lý lịch tư pháp có thời hạn 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, giấy chứng nhận sức khỏe có thời hạn 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ. NSDLĐ cần lưu ý vấn đề này để tránh nộp các giấy tờ này đến SLĐTBXH khi đã hết thời hạn theo quy định.
Khi các giấy tờ này hết hạn, NLĐNN phải chuẩn bị lại các loại giấy tờ này. Điều này sẽ gây tốn kém thời gian và chi phí của cả NSDLĐ và NLĐNN. Do đó, NSDLĐ cần theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ để chuẩn bị các giấy tờ phù hợp và còn thời hạn.
(vi) Cuối cùng, một vấn đề mà người sử dụng lao động đặc biệt lưu ý là nghĩa vụ gửi hợp đồng lao động cho cơ quan cấp GPLĐ
NSDLĐ cần lưu ý rằng đối với NLĐ NN làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, sau khi NLĐ NN được cấp GPLĐ thì NSDLĐ và NLĐ NN phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước khi NLĐNN làm việc cho NSDLĐ.
Sau khi đã hoàn tất việc ký kết HĐLĐ, Người sử dụng lao động phải gửi hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan đã cấp GPLĐ đó . Hợp đồng lao động được nộp cho cơ quan này là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.
Trường hợp NSDLĐ không gửi hợp đồng lao động đã ký kết sau tới cơ quan có thẩm quyền thì NSDLĐ sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng . Mức phạt tiền này áp dụng đối với NSDLĐ là cá nhân, mức phạt tiền đối với NSDLĐ là tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân
Chủ biên
Thật là nhiều những điều mà DN cần phải lưu ý trong quá trình xin cấp GPLĐ cho Người nước ngoài.
Thật sự rất cám ơn Luật sư Linh đã dành thời gian chia sẻ về những thông tin.. cũng như kiến thức pháp lý vừa rồi. Hy vọng rằng những thông tin bên trên sẽ thật sự hữu ích đối với khán thính giả.
Đến đây, Podcast của The Lawyers Talk chia sẻ về chủ đề Giấy phép Lao động kỳ này xin phép dừng lại ở đây, cảm ơn quý khán giả đã quan tâm theo dõi, xin chào và hẹn gặp lại trong chương trình Podcast kỳ sau.
Nếu có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào, các bạn để lại dòng bình luận bên dưới.
Hoặc để biết thêm thông tin về BLawyers Vietnam, xin mời các bạn xem Website của chúng tôi bên dưới màn hình Podcast của The Lawyers Talk.
Xin chào và hẹn gặp lại.
Nội dung nêu trên không phải là ý kiến tư vấn chính thức từ Luật sư của BLawyers Vietnam. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay góp ý về nội dung trên hoặc mong muốn hợp tác và sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý của BLawyers Vietnam, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ consult@blawyersvn.com. Chúng tôi rất vui khi nghe từ bạn.
