Chữ ký số trong giao kết hợp đồng lao động

Chữ ký số được nhằm mục đích cắt giảm chi phí in ấn, giấy tờ và thuận tiện cho việc giao kết ở bất kỳ đâu và vào bất kỳ lúc nào. Do đó, chữ ký số đã và đang là một công cụ rất quen thuộc với các doanh nghiệp khi thực hiện một số thủ tục hành chính như kê khai thuế, hải quan điện tử,… Ngoài ra, chữ ký số còn có thể được sử dụng để các doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động với người lao động. 

Thông qua bài viết này, BLawyers Vietnam xin chia sẻ một số lưu ý bên dưới.

1. Hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) điện tử là gì?

Bộ luật Lao động 2019 đã có quy định về HĐLĐ điện tử. Theo đó, ngoài hình thức văn bản và lời nói, HĐLĐ còn có thể được thể hiện dưới hình thức thông điệp dữ liệu điện tử và có giá trị như HĐLĐ bằng văn bản .

HĐLĐ điện tử có thể hiểu như sau:

  1. là sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) và người lao động (“NLĐ”) về việc làm, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động;
  2. nội dung HĐLĐ được tạo ra, gửi đi, nhận và được lưu trữ thông qua một trong các phương tiện điện tử gồm: điện thoại, fax, Internet… nhằm xác lập quan hệ lao động; và
  3. được ký bằng chữ ký điện tử của các bên giao kết.

Trong đó, chữ ký điện tử có thể được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Thực tiễn các bên trong HĐLĐ có thể giao kết HĐLĐ bằng chữ ký điện tử theo một trong ba cách thức phổ biến là chữ ký số, chữ ký hình ảnh, chữ ký scan.

Như vậy, NSDLĐ có thể sử dụng chữ ký số để giao kết HĐLĐ với NLĐ. Để bảo đảm hiệu lực cho các HĐLĐ điện tử được ký bởi chữ ký số, người sử dụng cần lưu ý về giá trị pháp lý của chữ ký số.

2. Giá trị pháp lý của chữ ký số

Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử. Chữ ký số cần đáp ứng các điều kiện sau :

  1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó;
  2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức có thẩm quyền cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp; và
  3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

3. Nghĩa vụ của NSDLĐ khi sử dụng chữ ký số trong HĐLĐ

NSDLĐ có các nghĩa vụ sau:

  1. Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình;
  2. Khi phát hiện chữ ký điện tử có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời sử dụng các phương tiện thích hợp để thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký điện tử và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp chữ ký điện tử đó có chứng thực; và
  3. Áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của mọi thông tin trong chứng thư điện tử trong trường hợp chứng thư điện tử được dùng để chứng thực chữ ký điện tử.

4. Nghĩa vụ của người lao động khi nhận HĐLĐ có chữ ký số

NLĐ có các nghĩa vụ sau:

  1. Tiến hành các biện pháp cần thiết để kiểm chứng mức độ tin cậy của một chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử đó; và
  2. Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.

Tóm lại, HĐLĐ điện tử đang dần thay thế cho HĐLĐ kiểu truyền thống và vì thế chữ ký điện tử đang trở nên phổ biến hơn vì nó có thể giúp các bên giao kết HĐLĐ đúng thời điểm trong những hoàn cảnh không thể ký trực tiếp theo kiểu truyền thống được. Do đó, việc nắm các nghĩa vụ khi sử dụng chữ ký số trong HĐLĐ sẽ giúp NLĐ và NSDLĐ đảm bảo hiệu lực của HĐLĐ mà mình ký kết.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc góp ý về nội dung trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ consult@blawyersvn.com. BLawyers Vietnam rất muốn nghe từ bạn!

Ngày viết: 10/02/2022

Tác giả: Linh Nguyễn

Có thể bạn muốn tìm hiểu thêm:

04 lưu ý khi giao kết hợp đồng lao động với người lao động cao tuổi

3 vấn đề lưu ý về việc trả trợ cấp thôi việc cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Đã cập nhật: Thế nào là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật của người sử dụng lao động?

blawyersvn-cta-image

Yêu cầu tư vấn luật miễn phí

Vui lòng gọi cho chúng tôi hoặc điền vào mẫu đơn bên dưới. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong vòng 24 giờ đồng hồ.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.