Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam: Danh sách 26 câu hỏi thường gặp và câu trả lời

Ngày viết: 05/7/2021

Người viết: Quang Nguyễn và Linh Nguyễn

Qua bộ Câu Hỏi Thường Gặp và Câu Trả Lời này, BLawyers Vietnam xin giới thiệu với bạn đọc về Văn Phòng Đại Diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (“VPĐD”). Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể về việc thành lập, hoạt động, nhân sự và việc chấm dứt hoạt động của VPĐD theo quy định của pháp luật hiện hành.

1. VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

VPĐD là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

2. Thương nhân nước ngoài có thể mở nhiều hơn một VPĐD tại Việt Nam không?

Một thương nhân nước ngoài có thể mở nhiều hơn một VPĐD tại Việt Nam, tuy nhiên chỉ được mở một VPĐD của thương nhân đó trên phạm vi lãnh thổ của một tỉnh của Việt Nam.

3. Chức năng của VPĐD là gì?

VPĐD thực hiện chức năng văn phòng liên lạc với khách hàng của thương nhân nước ngoài, tìm hiểu thị trường và xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài.

4. Sự khác biệt giữa VPĐD và chi nhánh của thương nhân nước ngoài?

Sự khác biệt cơ bản nhất là khả năng tạo ra lợi nhuận trực tiếp, cụ thể là:

  • VPĐD không được phép trực tiếp thực hiện các hoạt động sinh lời, và hoạt động của VPĐD bị giới hạn ở việc nghiên cứu thị trường và thực hiện các hoạt động không phát sinh lợi nhuận khác. Do đó, VPĐD không được trực tiếp ký kết hợp đồng với các công ty khác trừ khi được ủy quyền bằng văn bản.
  • Chi nhánh có thể thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa và hoạt động thương mại khác theo giấy phép thành lập, do đó chi nhánh có thể tham gia ký kết hợp đồng với các công ty khác và được phép chuyển lợi nhuận ra nước ngoài.

Đừng bỏ qua: Chi nhánh tại Việt Nam: Các hạn chế pháp lý cần lưu ý

5. Sự khác biệt giữa VPĐD và công ty con của thương nhân nước ngoài?
  • VPĐD:
    1. VPĐD là một đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, do đó mọi hoạt động của VPĐD đều chịu sự quản lý, giám sát của thương nhân nước ngoài;
    2. VPĐD không thể trực tiếp thực hiện các hoạt động sinh lời, và hoạt động của VPĐD bị giới hạn ở việc nghiên cứu thị trường và thực hiện các hoạt động không phát sinh lợi nhuận khác;
    3. Thời hạn hoạt động trong vòng 5 năm kể từ ngày được cấp giấy phép và có thể gia hạn;
    4. Thủ tục mở VPĐD yêu cầu ít giấy tờ và thời gian giải quyết nhanh hơn.
  • Công ty con:
    1. Công ty con của thương nhân nước ngoài là một pháp nhân được sở hữu bởi thương nhân nước ngoài;
    2. Công ty con được thành lập tại Việt Nam, được xem là một doanh nghiệp Việt Nam và có các quyền và nghĩa vụ riêng để thực hiện hoạt động kinh doanh tại Việt Nam (bao gồm việc phát hành hóa đơn);
    3. Thời hạn hoạt động trong vòng 50 năm kể từ ngày được cấp giấy phép và có thể gia hạn;
    4. Thủ tục mở công ty con yêu cầu nhiều giấy tờ phức tạp hơn và có thời gian giải quyết lâu hơn.
6. Các yêu cầu và điều kiện để thành lập VPĐD tại Việt Nam?

Để được cấp giấy phép thành lập VPĐD (“Giấy Phép”), thương nhân nước ngoài phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

  1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
  2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
  3. Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương phải còn thời hạn hoạt động ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ (đối với tài liệu có quy định về thời hạn); và
  4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
7. Giấy phép thành lập VPĐD có thời hạn bao lâu?

Giấy Phép có thời hạn 05 năm kể từ ngày cấp nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (đối với tài liệu có quy định về thời hạn).

8. Trình tự thủ tục để được cấp giấy phép thành lập VPĐD? Thời gian thực hiện?

Trình tự thủ tục để được cấp Giấy Phép:

  1. Bước 1: Nộp hồ sơ đến Sở Công Thương địa phương (“Cơ Quan Cấp Giấy Phép”) nơi dự kiến đặt VPĐD;
  2. Bước 2: Cơ Quan Cấp Giấy Phép kiểm tra hồ sơ và yêu cầu bổ sung (nếu có) trong thời hạn 03 ngày làm việc;
  3. Bước 3: Nhận Giấy Phép từ Cơ Quan Cấp Giấy Phép trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ hồ sơ hợp lệ.

Thời gian dự kiến từ 7-10 ngày làm việc nhưng có thể bị kéo dài tới 10-15 ngày làm việc trên thực tế.

9. Thương nhân nước ngoài phải chuẩn bị tài liệu gì để được cấp Giấy Phép?

Thương nhân nước ngoài phải chuẩn bị các tài liệu sau đây:

  1. Đơn đề nghị cấp Giấy Phép;
  2. Giấy Chứng Nhận Thành Lập/ Giấy Đăng Ký Kinh Doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
  3. Báo cáo tài chính của năm tài chính gần nhất;
  4. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD (“Trưởng VPĐD”);
  5. Hộ chiếu/ CMND/CCCD (nếu là người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của Trưởng VPĐD; và
  6. Hợp đồng thuê địa điểm của VPĐD.

Lưu ý rằng, thương nhân nước ngoài phải công chứng, hợp pháp hoá các tài liệu được cấp ở nước ngoài để nộp cho Cơ Quan Cấp Giấy Phép.

10. Tài liệu nào cần phải dịch và hợp pháp hoá?
  • Tài liệu phải hợp pháp hoá lãnh sự: Tài liệu ở mục 9 (ii) và 9 (iii); và
  • Tất cả tài liệu được cấp bằng ngôn ngữ nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt.
11. Sau khi thành lập, VPĐD cần phải thực hiện những thủ tục gì để chính thức đi vào hoạt động?

VPĐD cần thực hiện các thủ tục sau:

  1. Khắc và đăng ký mẫu con dấu của VPĐD;
  2. Đăng ký mã số thuế cho VPĐD và Trưởng VPĐD; và
  3. Mở tài khoản ngân hàng của VPĐD.
12. Làm thế nào để đăng ký con dấu của VPĐD?

VPĐD phải liên hệ và làm việc với Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh nơi VPĐD đặt trụ sở. VPĐD nộp hồ sơ và nhận kết quả sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp:

  1. Đơn đăng ký;
  2. Văn bản ủy quyền;
  3. Giấy Phép thành lập VPĐD;
  4. Hộ chiếu của Trưởng VPĐD.
13. Khi Giấy Phép hết hạn, VPĐD có thể gia hạn không? Gia hạn như thế nào?
  • Khi Giấy phép hết thời hạn, thương nhân nước ngoài có thể yêu cầu gia hạn, trừ khi Cơ Quan Cấp Giấy Phép thu hồi Giấy Phép theo quy định của pháp luật. Việc gia hạn phải được thương nhân nước ngoài thực hiện trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày hết hạn của Giấy Phép.
  • Trình tự thủ tục để gia hạn Giấy Phép
    1. Bước 1: Nộp hồ sơ đến Cơ Quan Cấp Giấy Phép nơi VPĐD đặt trụ sở;
    2. Bước 2: Cơ Quan Cấp Giấy Phép kiểm tra hồ sơ và yêu cầu bổ sung (nếu có) trong thời hạn 03 ngày làm việc;
    3. Bước 3: Nhận Giấy Phép được gia hạn từ Cơ Quan Cấp Giấy Phép trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bộ hồ sơ hợp lệ.

Thời gian dự kiến từ 05-08 ngày làm việc nhưng có thể kèo dài tới 10-12 ngày làm việc trên thực tế.

14. Quyền và nghĩa vụ của Trưởng VPĐD?

Trưởng VPĐD có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

  1. Chịu trách nhiệm về hoạt động của mình và của VPĐD trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền;
  2. Chịu trách nhiệm về hoạt động của mình ngoài phạm vi ủy quyền;
  3. Các quyền và nghĩa vụ khác được pháp luật quy định.
15. Ai có thể làm Trưởng VPĐD?

Trưởng VPĐD là người được thương nhân nước ngoài bổ nhiệm để chịu trách nhiệm về hoạt động của VPĐD. Người này có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài.

Lưu ý rằng Trưởng VPĐD không thể đồng thời là:

  1. Người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài hoặc của thương nhân nước ngoài khác;
  2. Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
  3. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khác được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Đừng bỏ qua: 6 điều người sử dụng lao động không được làm đối với người lao động trong thời kì dịch bệnh Covid-19

16. Nếu Trưởng VPĐD là người nước ngoài thì người này cần giấy phép hay chứng nhận gì để có thể làm việc tại VPĐD?

Trong trường hợp này, Trưởng VPĐD phải xin giấy phép lao động (“GPLĐ”) theo quy định của Bộ Luật Lao Động Việt Nam.

17. Hồ sơ xin GPLĐ cho Trưởng VPĐD có yêu cầu đặc biệt gì?

Để xin GPLĐ, Trưởng VPĐD cần chuẩn bị một số tài liệu sau đây:

  1. Giấy bổ nhiệm Trưởng VPĐD (bản hợp pháp hóa lãnh sự);
  2. Giấy khám sức khỏe;
  3. Lý lịch tư pháp.

Trước khi nộp hồ sơ xin GPLĐ cho Trưởng VPĐD, VPĐD phải nộp văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài làm Trưởng VPĐD tới cơ quan có thẩm quyền để được chấp thuận.

18. Trưởng VPĐD có bắt buộc phải có mặt tại Việt Nam trong thời gian thành lập VPĐD không?

Không có quy định yêu cầu Trưởng VPĐD phải có mặt tại Việt Nam trong quá trình xin Giấy Phép. Trưởng VPĐD có thể ủy quyền cho người khác để thay mình thực hiện quy trình này.

19. Trưởng VPĐD có bắt buộc phải luôn có mặt tại Việt Nam trong quá trình hoạt động của VPĐD không?

Không có quy định yêu cầu Trưởng VPĐD phải luôn có mặt tại Việt Nam trong quá trình hoạt động của VPĐD. Trưởng VPĐD phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác để thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình khi xuất cảnh khỏi Việt Nam (phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài). Tuy nhiên, Trưởng VPĐD vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người được ủy quyền.

Nếu Trưởng VPĐD không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm Trưởng VPĐD.

20. VPĐD và trưởng VPĐD phải thực hiện những nghĩa vụ về thuế nào?
  • VPĐD phải thực hiện các nghĩa vụ thuế sau:
    1. Thuế môn bài;
    2. Thuế thu nhập cá nhân (PIT) của Trưởng VPĐD và người lao động của VPĐD;
    3. Thuế giá trị gia tăng (VAT) khi VPĐD sử dụng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp Việt Nam khác (có hóa đơn GTGT kèm theo).

VPĐD không thuộc đối tượng chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT) tại Việt Nam.

  • Trưởng VPĐD phải thực hiện nghĩa vụ thuế PIT.
21. VPĐD cần thực hiện nghĩa vụ gì trong thời hạn hoạt động?

Nghĩa vụ của VPĐD:

  1. Không trực tiếp thực hiện các hoạt động sinh lời tại Việt Nam;
  2. Thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại theo phạm vị được pháp luật cho phép;
  3. Không ký kết hợp đồng, chỉnh sửa hoặc bổ sung hợp đồng đã được ký kết bởi thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng VPĐD được thương nhân nước ngoài ủy quyền hoặc các quyền khác của Trưởng VPĐD;
  4. Chi trả các khoản thuế, phí và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính được quy định bởi pháp luật Việt Nam;
  5. Báo cáo hoạt động của mình; và
  6. Các nghĩa vụ khác được quy định theo pháp luật Việt Nam.
22. Việc VPĐD trực tiếp tuyển dụng lao động Việt Nam có hợp pháp hay không?

VPĐD có quyền trực tiếp tuyển dụng người lao động Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Đừng bỏ qua: Đã cập nhật: Thế nào là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật của người sử dụng lao động?

23. VPĐD có cần đăng ký nội quy lao động nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên không?

Câu trả lời là có. Vì VPĐD được xem là người sử dụng lao động theo quy định của Bộ Luật Lao Động, do đó VPĐD phải đăng ký nội quy lao động nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên.

24. Trong các trưởng hợp nào thì Giấy Phép bị thu hồi?

Giấy Phép sẽ bị thu hồi nếu VPĐD:

  1. Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh giao dịch với Cơ Quan Cấp Giấy Phép;
  2. Không báo cáo về hoạt động của VPĐD trong liên tục 02 năm liên tiếp;
  3. Không báo cáo hoạt động của mình khi được yêu cầu bởi Cơ Quan Cấp Giấy Phép trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản từ Cơ Quan Cấp Giấy Phép; và
  4. Trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
25. Làm thế nào để chấm dứt hoạt động của VPĐD? Trình tự thủ tục và thành phần hồ sơ ra sao? Nghĩa vụ nào cần phải hoàn thành đối với người lao động khi chấm dứt hoạt động của VPĐ?
  • Thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động của VPĐD theo các bước sau:
    1. Bước 1: Thông báo chấm dứt hoạt động của VPĐD;
    2. Bước 2: Giải quyết quyền và nghĩa vụ của người lao động, thanh lý tài sản, và các khoản nợ của VPĐD;
    3. Bước 3: Hoàn thành thủ tục quyết toán thuế cho VPĐD, Trưởng VPĐD và thông báo chấm dứt mã số thuế;
    4. Bước 4: Thực hiện các thủ tục để trả lại con dấu cho Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh nơi con dấu được đăng ký;
    5. Bước 5: Hoàn thành thủ tục về hoàn trả Giấy Phép cho Cơ Quan Cấp Giấy Phép.
  • Trước khi chấm dứt hoạt động, VPĐD phải thanh toán đầy đủ tiền nợ lương nhân viên, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp.
26. Nếu thương nhân nước ngoài muốn mở một công ty con tại Việt Nam và chuyển người lao động và tài sản của VPĐD qua công ty con đó thì phải thực hiện như thế nào?

Thương nhân nước ngoài có thể cân nhắc tiến hành các bước sau đây:

  1. Bước 1: Thành lập công ty con theo pháp luật Việt Nam và thực hiện các thủ tục sau cấp phép để đưa công ty con vào hoạt động.
  2. Bước 2: Chuyển người lao động và tài sản của VPĐD sang công ty con bằng các hình thức sau:
    • VPĐD chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. Sau đó, những người lao động này sẽ ký hợp đồng lao động mới với công ty con; và
    • VPĐD bán/ chuyển nhượng/ tặng cho tài sản của mình cho công ty con.
  3. Bước 3: Chấm dứt hoạt động của VPĐD theo thủ tục nêu ở trên.

Đừng bỏ qua: Nhà đầu tư nước ngoài cần lưu ý những vấn đề gì khi ngừng kinh doanh tại Việt Nam?

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc góp ý về nội dung trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ consult@blawyersvn.com. BLawyers Vietnam rất muốn nghe từ bạn!

Có thể bạn muốn tìm hiểu thêm:

4 thay đổi đáng lưu ý về Bộ luật Lao động mới của Việt Nam

Thủ tục chuyển đổi khoản vay từ công ty mẹ ở nước ngoài thành vốn góp vào công ty con

blawyersvn-cta-image

Yêu cầu tư vấn luật miễn phí

Vui lòng gọi cho chúng tôi hoặc điền vào mẫu đơn bên dưới. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong vòng 24 giờ đồng hồ.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.