18 câu hỏi và trả lời quan trọng về nội quy lao động (NQLĐ) theo luật Việt Nam

Ngày viết: 13/7/2021

Tác giả: Huy Nguyễn và Thảo Nguyễn

NQLĐ là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, trong đó quy định về các cơ sở cho quan hệ lao động mà người lao động phải thực hiện. Cùng với hợp đồng lao động, NQLĐ có ý nghĩa thiết thực với cả người sử dụng lao động và người lao động. Do đó, qua 18 câu hỏi và trả lời bên dưới, BLawyers Vietnam sẽ giới thiệu tổng quan những vấn đề pháp lý xoay quay NQLĐ.

1. NQLĐ là gì?

Bộ luật Lao động 2019 (“BLLĐ”) hiện hành không đưa ra khái niệm của NQLĐ. Tuy nhiên, dựa trên nội dung của NQLĐ được pháp luật quy định thì có thể hiểu NQLĐ là văn bản quy định các quy tắc ứng xử mà người lao động cần tuân thủ khi làm việc cho người sử dụng lao động. NQLĐ do người sử dụng lao động ban hành quy định các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động.

2. Nếu doanh nghiệp xây dựng NQLĐ theo quy định của BLLĐ 2012 thì có cần phải xây dựng NQLĐ mới khi BLLĐ 2019 có hiệu lực (từ ngày 01/01/2021)?

Nội dung NQLĐ được quy định tại BLLĐ 2019 đã có nhiều thay đổi so với BLLĐ 2012, cụ thể là đã bổ sung những điểm mới sau đây: (1) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (2) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động (“NLĐ”) làm việc khác so với hợp đồng lao động (“HĐLĐ”); và (3) Những thay đổi khác. Do đó, trường hợp doanh nghiệp xây dựng NQLĐ theo quy định của BLLĐ 2012 thì đã không còn phù hợp với quy định hiện hành. Vì vậy, doanh nghiệp nên ban hành NQLĐ mới phù hợp với BLLĐ 2019.

3. Người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) có được phép trừ lương hàng tháng của NLĐ khi người lao động vi phạm NQLĐ?

Pháp luật hiện hành chỉ quy định một số hình thức xử lý kỷ luật lao động, bao gồm: (1) Khiển trách; (2) Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; và (3) Các hình thức xử lý khác được pháp luật quy định. Pháp luật nghiêm cấm hành vi phạt tiền, cắt lương khi xử lý kỷ luật lao động. Vì vậy, NSDLĐ không được trừ lương hàng tháng của người lao động với lý do vi phạm NQLĐ.

Đừng bỏ qua: 6 điều người sử dụng lao động không được làm đối với người lao động trong thời kì dịch bệnh Covid-19

4. NQLĐ phải có những nội dung nào?

NQLĐ bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây: (1) Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi; (2) Trật tự nơi làm việc; (3) An toàn, vệ sinh lao động; và (4) Những nội dung khác được pháp luật quy định.

5. NQLĐ được ban hành và đăng ký cho trụ sở chính của doanh nghiệp thì có thể được áp dụng cho các chi nhánh ở các tỉnh, thành phố khác không?

NQLĐ đã được ban hành và đăng ký cho trụ sở chính thì sẽ được áp dụng cho các chi nhánh của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp thực hiện việc gửi NQLĐ đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

6. Trình tự, thủ tục đăng ký NQLĐ?

NQLĐ được đăng ký theo các bước sau:

  1. Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành NQLĐ, NSDLĐ phải chuẩn bị hồ sơ, bao gồm (1) Văn bản đề nghị đăng ký nội NQLĐ; (2) NQLĐ; (3) Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; và (4) các văn bản khác (nếu có).
  2. Bước 2: NSDLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
7. Doanh nghiệp có thể buộc NLĐ phải trả một khoản tiền vì lý do làm mất mát thiết bị của doanh nghiệp theo NQLĐ?

Theo BLLĐ 2019, NLĐ làm mất công cụ, thiết bị hoặc tài sản của NSDLĐ phải bồi thường toàn bộ hoặc một phần tài sản bị mất theo giá thị trường hoặc theo NQLĐ. Do đó, doanh nghiệp có quyền yêu cầu NLĐ bồi thường khoản tiền cho thiết bị bị mất theo NQLĐ.

8. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có NQLĐ?

Theo quy định của BLLĐ 2019, trong trường hợp NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên thì phải ban hành NQLĐ bằng văn bản và thực hiện việc đăng ký NQLĐ. Do đó, đối với các doanh nghiệp sử dụng dưới 10 NLĐ thì không buộc phải có NQLĐ.

Đừng bỏ qua: Đã cập nhật: Thế nào là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật của người sử dụng lao động?

9. Không có NQLĐ, doanh nghiệp có thể tiến hành xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ hay không?

Không có NQLĐ, doanh nghiệp vẫn có thể tiến hành xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ nếu NLĐ có hành vi vi phạm quy định trong hợp đồng lao động đã ký kết hoặc pháp luật lao động có quy định.

10. Nếu có sự mâu thuẫn giữa thỏa ước lao động tập thể và NQLĐ thì cái nào sẽ được ưu tiên áp dụng?

Pháp luật quy định trong trường hợp NQLĐ chưa phù hợp với thỏa ước lao động tập thể thì phải được sửa đổi cho phù hợp; trong thời gian thực hiện việc sửa đổi, thì thỏa ước lao động tập thể được áp dụng. Quy định này cho thấy pháp luật ưu tiên áp dụng thỏa ước lao động tập thể hơn NQLĐ.

11. NQLĐ có hiệu lực khi nào?

NQLĐ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ.

Hiệu lực của NQLĐ bằng văn bản do người sử dụng lao động có ít hơn 10 người lao động ban hành sẽ do người sử dụng lao động quyết định.

12. Tại sao người sử dụng lao động phải ban hành NQLĐ?

Việc ban hành NQLĐ có những lợi ích sau đây:

(i) Tránh hình phạt theo quy định của pháp luật;

(ii) Phòng ngừa vi phạm kỷ luật;

(iii) Là cơ sở pháp lý để xử lý vi phạm kỷ luật; và

(iv) Làm rõ những vấn đề còn vướng mắc hoặc chưa được pháp luật quy định.

13. Chế tài đối với người sử dụng lao động không đăng ký NQLĐ?

NSDLĐ không đăng ký NQLĐ với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh sẽ bị phạt tiền lên đến 10.000.000 đồng.

Đừng bỏ qua: Người sử dụng lao động yêu cầu người lao động bồi hoàn chi phí đào tạo như thế nào?

14. Có phải đăng ký NQLĐ sửa đổi với cơ quan quản lý không?

Pháp luật chỉ quy định trước khi sửa đổi NQLĐ, NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có).

Hơn nữa, NSDLĐ chỉ phải nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ khi ban hành NQLĐ.

Do đó, pháp luật hiện hành không bắt buộc NSDLĐ đã đăng ký NQLĐ phải đăng ký lại NQLĐ khi thực hiện việc sửa đổi.

15. Trường hợp cơ quan quản lý không đồng ý với các điều khoản do NSDLĐ quy định trong NQLĐ để xử lý kỷ luật nhân viên thì quá trình đăng ký NQLĐ sẽ diễn ra như thế nào?

Theo quy định của pháp luật, nếu nội dung NQLĐ trái với pháp luật thì cơ quan lao động cấp tỉnh sẽ thông báo và hướng dẫn NSDLĐ sửa đổi và nộp lại hồ sơ. Do đó, trường hợp cơ quan quản lý không đồng ý với quy định về xử lý kỷ luật lao động trong NQLĐ, cơ quan này sẽ hướng dẫn NSDLĐ để NSDLĐ sửa đổi và nộp lại NQLĐ.

16. Nếu có sự mâu thuẫn giữa HĐLĐ và NQLĐ thì cái nào sẽ được ưu tiên áp dụng?

Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa quy định thứ tự ưu tiên giữa NQLĐ và HĐLĐ. Tuy nhiên, nếu có sự khác biệt giữa NQLĐ và HĐLĐ, mức độ ưu tiên tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể như sau:

  1. Nếu một vấn đề được quy định trong HĐLĐ nhưng không được quy định trong NQLĐ và vấn đề này không trái với quy định pháp luật thì HĐLĐ sẽ được ưu tiên áp dụng và ngược lại.
  2. Nếu có sự mâu thuẫn giữa NQLĐ và HĐLĐ về quyền và lợi ích của NLĐ thì văn bản nào nào ít ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của NLĐ hoặc có lợi hơn cho NLĐ sẽ được ưu tiên.
17. Trường hợp doanh nghiệp xây dựng NQLĐ vừa bằng tiếng nước ngoài vừa bằng tiếng Việt thì cả hai bản có phải cùng được đăng ký hay không?

BLLĐ 2019 và các nghị định liên quan không quy định ngôn ngữ được sử dụng khi nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ. Tuy nhiên, theo Hiến pháp 2013, ngôn ngữ quốc gia là tiếng Việt. Các dân tộc có quyền sử dụng tiếng nói, chữ viết của dân tộc mình để giữ gìn bản sắc riêng, phát huy phong tục, tập quán, truyền thống và văn hóa tốt đẹp của dân tộc mình. Vì vậy, về nguyên tắc, các công ty khi đăng ký NQLĐ phải bằng tiếng Việt. Họ có thể sử dụng bản song ngữ, nhưng không bắt buộc.

18. Nếu doanh nghiệp không có tổ chức đại diện NLĐ cấp cơ sở, NQLĐ có thể được ban hành và đăng ký hay không?

Tổ chức đại diện của NLĐ là tổ chức nội bộ do NLĐ tự nguyện thành lập. Vì vậy, việc thành lập tổ chức đại diện NLĐ cấp cơ sở là không bắt buộc khi NLĐ không có thiện chí tham gia. Tuy nhiên, NQLĐ do NSDLĐ ban hành mà không có sự tham gia của tổ chức đại diện NLĐ cấp cơ sở sẽ không có hiệu lực.

Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có tổ chức đại diện NLĐ cấp cơ sở thì tổ chức cấp trên có nghĩa vụ cho ý kiến về nội dung của NQLĐ. Tuy nhiên, trên thực tế, một số tổ chức cấp trên không sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề này vì họ cho rằng NQLĐ là vấn đề nội bộ của công ty và họ không thể cho ý kiến.

Do đó, các công ty có lực lượng lao động lớn nên phối hợp với các tổ chức cấp trên để thành lập tổ chức đại diện NLĐ cấp cơ sở trước khi đăng ký NQLĐ.

Đừng bỏ qua: Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam: Danh sách 26 câu hỏi thường gặp và câu trả lời

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc góp ý về nội dung trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ consult@blawyersvn.com. BLawyers Vietnam rất muốn nghe từ bạn!

Có thể bạn muốn tìm hiểu thêm:

4 thay đổi đáng lưu ý về Bộ luật Lao động mới của Việt Nam

6 điều người sử dụng lao động không được làm đối với người lao động trong thời kì dịch bệnh Covid-19

8 điểm cần lưu ý trước khi giao kết Hợp đồng lao động (từ ngày 01/01/2021)

blawyersvn-cta-image

Yêu cầu tư vấn luật miễn phí

Vui lòng gọi cho chúng tôi hoặc điền vào mẫu đơn bên dưới. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong vòng 24 giờ đồng hồ.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.